Jak skutecznie wdrażać AI w organizacji? (podsumowanie webinaru)

Pojedyncza osoba, która świetnie wykorzystuje AI, może szybciej analizować dane, pisać, programować lub automatyzować swoją pracę. To jednak wciąż tylko jedna jasno świecąca żarówka w dużej fabryce. Żeby AI zaczęło zmieniać całą organizację, nie wystarczy dostawić kolejnych narzędzi. Trzeba przemyśleć procesy, odpowiedzialność, dane, architekturę, zasady działania i sposób pracy ludzi.

Właśnie o tym rozmawialiśmy podczas pierwszego live’a otwierającego działalność AI Leaders. Artur Kurasiński, Inga Piecionek i Paula Skrzypecka pokazali z perspektywy biznesowej, technologicznej i prawnej, dlaczego wiele eksperymentów z AI nigdy nie trafia na produkcję - oraz co możesz zrobić, aby Twój projekt nie skończył jako kolejny efektowny, ale nieużywany proof of concept.

(link do nagrania na końcu artykułu)

AI nie naprawi wadliwego procesu

Jednym z głównych wniosków spotkania było to, że sztuczna inteligencja nie rozwiązuje automatycznie problemów organizacyjnych. Może wręcz przyspieszyć proces, który od początku został źle zaprojektowany.

System może w kilka sekund odczytać i sklasyfikować dokument, ale jeżeli jego dalsza akceptacja trwa dwa tygodnie, korzyść dla organizacji pozostaje niewielka. Dlatego skuteczne wdrożenie AI często nie polega na usprawnieniu pojedynczego etapu. Wymaga spojrzenia na cały proces i odpowiedzi na pytanie, czy w świecie nowych możliwości nadal powinien on wyglądać tak samo.

Dotyczy to między innymi marketingu, sprzedaży, obsługi dokumentów, zakupów, logistyki, produkcji, analizy umów czy zarządzania informacją. Czasem nie warto automatyzować obecnego sposobu pracy. Lepiej zaprojektować go od nowa.

Od eksperymentu do realnej wartości

Podczas live’a omówiliśmy kilka warunków, bez których nawet dobry technologicznie projekt ma niewielkie szanse na skalowanie.

Pierwszym jest właściciel biznesowy - osoba, której rzeczywiście zależy na zmianie konkretnego procesu, ma wpływ na organizację i odpowiada za rezultat. Sam zespół technologiczny nie wystarczy. Potrzebny jest także decydent, właściciel budżetu oraz użytkownicy, którzy znają codzienną rzeczywistość procesu.

Drugim warunkiem są mierzalne cele. „Chcemy wdrożyć AI” nie jest celem biznesowym. Projekty powinny odpowiadać na konkretne potrzeby: skrócenie czasu realizacji zadania, obniżenie kosztu, poprawę jakości, zwiększenie sprzedaży, redukcję liczby błędów albo szybsze podejmowanie decyzji.

Trzeci element to dane i dostęp do środowiska produkcyjnego. Proof of concept może świetnie działać na przygotowanym pliku lub wyizolowanym zbiorze informacji. Prawdziwy test zaczyna się wtedy, gdy rozwiązanie musi połączyć dane z kilku systemów, poradzić sobie z ich nierówną jakością i działać w realnym procesie organizacji.

Dlatego przed uruchomieniem eksperymentu warto odpowiedzieć sobie na pięć pytań:

1. Jaki konkretny wynik biznesowy chcesz poprawić?
2. Kto odpowiada za projekt po stronie biznesu?
3. Jak naprawdę wygląda proces, który zamierzasz zmienić?
4. Czy masz dostęp do danych potrzebnych również po zakończeniu eksperymentu?
5. Po czym poznasz sukces po 30, 60 i 90 dniach?

Najdroższe problemy nie zawsze są technologiczne

Wiele nieudanych wdrożeń nie zatrzymuje się na jakości modelu. Blokadą bywają przyzwyczajenia, brak komunikacji, obawy o miejsca pracy, niejasna odpowiedzialność albo niedostosowanie rozwiązania do codziennych potrzeb użytkowników.

Jeżeli pracownicy nie rozumieją, po co organizacja wdraża AI, mogą potraktować zmianę jako zagrożenie. Jeżeli nie zostaną przygotowani do korzystania z nowego systemu, nawet najlepsze rozwiązanie pozostanie nieużywane.

Dlatego AI Leaders będzie zajmować się również budowaniem wewnętrznych liderów i ambasadorów zmiany. Nie musisz być programistą ani członkiem zarządu. Liderem AI może zostać osoba, która zna proces, dostrzega możliwości i potrafi połączyć perspektywę biznesu, technologii, użytkowników oraz organizacji.

Prawo powinno pomagać podejmować decyzje

Istotna część rozmowy dotyczyła prawa, compliance’u i bezpieczeństwa. Jednym z częstych błędów jest włączanie prawników dopiero wtedy, gdy narzędzie zostało już wybrane, projekt zaplanowany, a umowa z dostawcą niemal uzgodniona.

Tymczasem strategia prawna powinna powstawać równolegle ze strategią biznesową i technologiczną. Znaczenie ma nie tylko nazwa wybranego modelu, lecz przede wszystkim:

• do czego będzie wykorzystywany,
• jakie dane zostaną do niego przekazane,
• jakie decyzje lub treści będzie generował,
• na kogo będzie wpływać jego działanie,
• gdzie będzie działał i kto będzie jego dostawcą.

Dobra polityka korzystania z AI nie powinna być dokumentem opisującym wyłącznie zakazy. Ma ustalać proste reguły gry: z jakich narzędzi możesz korzystać, w jakich procesach, z jakimi danymi oraz kiedy potrzebna jest dodatkowa analiza ryzyka.

To szczególnie ważne, ponieważ brak oficjalnych rozwiązań nie zatrzymuje korzystania z AI. Pracownik nadal może w kilkadziesiąt sekund uruchomić prywatne konto i wkleić do niego służbowe informacje. Zadaniem organizacji jest więc nie tylko kontrolowanie ryzyka, ale także stworzenie bezpiecznej i wygodnej alternatywy.

Czym będzie AI Leaders?

AI Leaders powstaje dla osób, które mają prowadzić zmianę związaną ze sztuczną inteligencją: w firmach, startupach, administracji publicznej i innych organizacjach.

Nie zamierzamy koncentrować się wyłącznie na obsłudze konkretnych narzędzi. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot i kolejne modele (narzedzia) będą się zmieniać szybciej niż materiały szkoleniowe. Ważniejsza jest umiejętność właściwego definiowania problemów, projektowania eksperymentów, oceny rezultatów i budowania warunków do skalowania.

W ramach AI Leaders będziemy łączyć kilka perspektyw:

• strategię i wartość biznesową,
• procesy oraz zarządzanie zmianą,
• dane, modele i architekturę,
• koszty oraz opłacalność wdrożeń,
• prawo, compliance i bezpieczeństwo,
• budowanie zespołów i kompetencji,
• doświadczenia praktyków, którzy rzeczywiście prowadzili podobne projekty.

Projekt obejmie kolejne spotkania live z praktykami oraz rozwijany przez kilka tygodni program kohortowy. Jego uczestnicy otrzymają nie tylko wiedzę, lecz także frameworki, pytania kontrolne i materiały, które będzie można zastosować we własnej organizacji.

AI Leaders nie jest opowieścią o tym, że ktoś zna już wszystkie odpowiedzi. Cały rynek nadal się uczy. Chcemy jednak skrócić Ci drogę, pokazując doświadczenia osób, które prowadziły wdrożenia, budowały zespoły, negocjowały budżety, mierzyły rezultaty i mierzyły się z oporem organizacji.

Jeżeli chcesz zobaczyć pełną rozmowę, konkretne przykłady oraz odpowiedzi na pytania uczestników, obejrzyj nagranie z inauguracyjnego live’a:

OBEJRZYJ NAGRANIE NA YOUTUBE – URL - nie zapomnij zasubskrybować kanału

To dobry punkt wyjścia do sprawdzenia, czy w Twojej organizacji AI pozostaje pojedynczą „żarówką”, czy zaczyna już zmieniać całą fabrykę.